Отдельные аспекты проведения инвентаризации на крупных предприятиях

Павлова Анна Николаевна,

старший преподаватель,

Буянова Надежда Юрьевна,

студентка 5 курса.
Московский государственный университет путей сообщения им. Императора Николая II.

Мечта каждого собственника – иметь качественный, эффективный контроль учета своего предприятия. В этом плане инвентаризации нет равных. Это предельно конкретная процедура, только результаты инвентаризации дают точные данные о наличии имущества или его отсутствии и местонахождении.

Правильное проведение инвентаризации – это визитная карточка собственников предприятия и непосредственно самих руководителей предприятия. Данной теме посвящено множество статей, научных работ.

В данной статье инвентаризация рассматривается не только с точки зрения требований законодательства, но и с точки зрения правильности оформления и проведения инвентаризации на крупных экономических субъектах хозяйствования. Статья рассчитана на заинтересованных лиц и тех, кто хочет подробнее познакомиться с данной тематикой.

Сегодня инвентаризация занимает важную часть бухгалтерского учета.

Согласно Федеральному закону от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все предприятия без исключения обязаны ее проводить. Но, увы, в большинстве случаев инвентаризация проводится формально. В большей степени инвентаризацией заинтересован руководитель организации, так как с помощью инвентаризации можно осуществлять контроль за сохранностью активов.

Итак, инвентаризация – это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

При проведении инвентаризации можно выделить 3 основные цели:

1.                  Выявление фактического наличия имущества.

2.                  Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

3.                  Характеристика состояния имущества (условия хранения и эксплуатации или использования, выявление фактов полной или частичной утраты потребительских свойств и качеств, морального устранения).

Инвентаризации подлежат все материальные ценности (сырье, материалы, готовая продукция, товары, прочие запасы) филиалов и структурных подразделений независимо от их местоположения. Кроме того, инвентаризации подлежат материальные ценности, не принадлежащие филиалам и структурным подразделениям, но числящиеся в бухгалтерском учете на забалансовых счетах (находящихся на ответственном хранении, полученные при продаже по договору комиссии, полученные для переработки, находящиеся в безвозмездном пользовании и др.), а также материальные ценности, не учтенные по каким–либо причинам. Инвентаризация материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу.

Сроки проведения инвентаризаций, количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются распоряжением (приказом) руководителей филиалов в соответствии с учетной политикой организации и методическими указаниями по инвентаризации.

Также можем выделить, что инвентаризация бывает нескольких видов: плановая инвентаризация и внеплановая инвентаризация.

Плановые инвентаризации проводятся в установленные сроки независимо от внеплановой инвентаризаций и проверок, проводимых в течение отчетного периода или в связи с возникновением чрезвычайных ситуаций. Также законодательство выделяет, в каких случаях нужно проводить инвентаризацию.

Для проведения инвентаризаций в филиалах и структурных подразделениях филиалов создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Состав рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителями филиалов и структурных подразделений.

В состав комиссии при инвентаризации материальных ценностей филиалов и структурных подразделений филиалов включаются следующие должностные лица: главный инженер или заместитель руководителя (председатель комиссии); руководители или заместители руководителей подразделений – балансодержателей материальных ценностей; специалисты технических отделов (служб); ответственные за составление технической документации; специалисты подразделения, ведущего бухгалтерский учет; другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.)

Допускается включать в состав инвентаризационной комиссии представителей независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Важно, что в составе инвентаризационной комиссии не включаются материально-ответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации. Но их присутствие обязательно при инвентаризации имущества, находящегося у них в подотчете.

При наличии сложной структуры производства или территориальной разобщенности для одновременного проведения инвентаризации материальных ценностей создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий, на каждую комиссию создается отдельный приказ. Графиком проведения инвентаризации по отдельным участкам устанавливаются даты проведения инвентаризации по местам нахождения материальных ценностей.

Персональный состав комиссий утверждается приказом руководителя. Комиссия приступает к работе в сроки, установленные приказом и графиком проведения инвентаризации.

При выбытии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации необходимо оформить дополнительный приказ руководителя подразделения о замене члена комиссии. Инвентаризационную опись в этом случаи подписывает член комиссии, закрепленный дополнительным приказом и участвующий в завершении инвентаризации. Руководителю подразделения необходимо установить контроль за отметками в табелях учета рабочего времени формы №Т-13 членов инвентаризационной комиссии.

Для документального оформление результатов инвентаризации применяются формы учетной документации.

Инвентаризационную опись (ведомость) оформляет работник подразделения, ведущего бухгалтерский учет, и комиссия, назначаемая распоряжением (приказом) руководителя подразделения (уполномоченного лица).

Инвентаризационная опись (ведомость) печатается на бумажном носителе с заполнением всех показателей, кроме данных фактического наличия ценностей (расчетных данных) которые заполняются комиссией. Инвентаризационные описи заполняются чернилами, шариковой ручкой, четко и ясно, без помарок и подчисток. На всех страницах инвентаризационных описей, в том числе на последней, незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть подпись лиц, производивших проверку описи. В конце описи материально- ответственные лица расписываются, тем самым подтверждая проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких – либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Сведения о фактическом наличии активов и реальности учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи (акты) не менее чем в 2-х экземплярах.

Инвентаризационные описи подписываются председателем и членами комиссии, и лицом, ответственным за сохранность имущества отдельно по каждому месту хранения (нахождения). Первый экземпляр передается в подразделение, ведущее бухгалтерский учет, для составления сличительной ведомости, второй экземпляр остается у материально ответственного(ых) лица(лиц).

Для правильности проведения инвентаризации руководитель филиала (структурного подразделения) должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечивает рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Инвентаризация материальных ценностей начинается с проверки наличия охраны на территории склада, оборудования помещений пожарно-охранной на территории склада, оборудования помещений пожарно-охранной сигнализацией. Инвентаризационная комиссия должна: опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения материальных ценностей, имеющие отдельные выходы и входы; провести исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения; проверить наличие в местах хранения каждого вида запасов прикрепленных ярлыков, с указанием данных о материале: наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.) номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материальных ценностей путем обязательного их пересчета, взвешивания или измерения. Не допускается вносить в опись данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным бухгалтерского учета без проверки их фактического наличия.

Определение веса (или обьема) навалочных материалов допускается определять на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведет раздельно один из членов комиссии и материально ответственное лицо.

Инвентаризация материалов открытого хранения, таких, как песок, гравий, щебень, уголь производится путем геодезического обмера. Перед проведением инвентаризации этим сыпучим материалам придается правильная геометрическая форма (конус, куб и т.д.). Объем материалов подсчитывается по данным обмера с использованием геометрических формул.

Используемый при строительстве металл различного профиля (арматурная сталь, швеллер, двутавровые балки, угловая сталь и др.) подвергается инвентаризации путем подсчета суммарной длины каждого профиля и перемножения на теоретический вес в килограммах единицы длины по специальным справочным таблицам.

Для учета фактического наличия материальных ценностей при их обмере, техническом расчете, взвешивании, количественном подсчете используются ярлыки соответствующих форм. Данные ярлыки заполняются комиссией в одном экземпляре и хранится они вместе с инвентаризационной описью формы № ИНВ-3 у материально-ответственного лица.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения и руководителя подразделения, ведущего бухгалтерский учет, материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов комиссии. Данные материальные ценности заносятся в отдельный реестр с пометкой «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации».

Отдельно встает вопрос, что же делать если выявлены при инвентаризации неликвидные или поврежденные материалы. Составляются ответственным лицом комиссии описи, предназначены для принятия решения о списании таких материальных ценностей. Данные о неликвидных или поврежденных материальные ценности должны быть занесены в протокол результатов инвентаризации с дальнейшим принятием решения об их продаже или списании.

Для выявления результатов инвентаризации, т.е. расхождений между показателями по регистрам бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, подразделением, ведущим бухгалтерский учет филиала (структурного подразделения), составляются соответствующие формы сличительных ведомостей выявленных отклонений от учетных данных. До начала работ по составлению сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации подразделениями, ведущими бухгалтерский учет филиала (структурного подразделения), проверяется правильность подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке и подсчетах должны быть исправлены и оговорены за подписями всех членов комиссии и материально- ответственных лиц. На последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих проверку.

Для отражения отклонений по материальным ценностям применяется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей формы ИНВ-19. На ценности, не принадлежащие филиалу (структурному подразделению), но числящиеся на забалансовых счетах (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Результаты инвентаризации сообщаются владельцам ценностей с приложением третьих экземпляров инвентаризационной описи и сличительной ведомости.

По всем недостачам, потерям и излишкам комиссия должна получить письменные объяснения материально-ответственных лиц и других причастных работников. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер выявленных недостач и потерь от порчи ценностей и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета в соответствии с действующим положениями.

Также комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей. Результаты инвентаризации отражаются в протоколе, где должны быть отражены все приказы, на основании которых проводилась инвентаризация, а также приводятся подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков, указываются меры, принятые по отношению к виновным лицам, и рассматриваются предложения по регулированию расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета.

По результатам проведенной инвентаризации все оформленные документы передаются в подразделение, ведущее бухгалтерский учет. По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков запасов и возмещению материального ущерба.

Материальные ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у структурного подразделения с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

Суммы недостач и порчи материальных ценностей списываются со счетов учета по их фактической себестоимости.

При порче запасов, которые могут быть использованы в филиале (структурном подразделении) или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического составления с уменьшением на эту сумму потерь от порчи. Недостача запасов в переделах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице материальных ценностей.

По итогам данной статьи можно сделать вывод, насколько важна инвентаризация для предприятия.

Литература

1.                  Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402ФЗ.

2.                  Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина России от 31.06.1998 №34н.

3.                  Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые приказом Минфина России от 31.06.1995 №49.

4.                  Методические указания по бухгалтерскому учету материально – производственных запасов, утвержденные приказом Минфина России от 28.12.2001 №19н.

5.                  ПБУ1/2008 – Положение по бухгалтерскому учету «учетная политика организации» утвержденное приказом Минфина России

6.                  ПБУ 5/01 положение по бухгалтерскому учету « Учет материальных производственных запасов», утвержденные приказом Минфина России от 09.06.2001г.№44н.

Поступила в редакцию 30.11.2016 г.