Организация внутреннего товарного учета в ЕГАИС
Павлова Анна Николаевна,
старший преподаватель кафедры «Учет, анализ и аудит»,
Косарева Анна Константиновна,
студентка 5-го курса кафедры «Учет, анализ и аудит».
Московский государственный университет путей сообщения Императора Николая II, Российская открытая академия транспорта.
Рынок алкогольной продукции в России – одна из ведущих отраслей экономики, как по объемам, так и по степени привлекательности для предпринимательского сообщества.
С 1 января 2016 года любая организация, чья деятельность связана с оборотом алкогольной продукции, включая не акцизные товары, такие как пиво и слабоалкогольные напитки, обязана подключиться к ЕГАИС. Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС) была разработана ФСРАР (Федеральная служба Росалкогольрегулирования) и предназначена для государственного контроля над объёмом производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.
В соответствии с федеральным законом № 171-ФЗ, работа в ЕГАИС — такое же законодательное требование, как и наличие лицензии и других сопроводительных документов на торговлю алкогольной продукцией. Ответственность за их несоблюдение установлена как для юридического, так и для физического лица. За каждое выявленное нарушение компания-нарушитель понесёт убытки в размере от 150 000 до 200 000 рублей. Руководитель компании будет оштрафован на сумму от 10 000 до 15 000 рублей.
Система позволяет конечному потребителю проверить легальность приобретенной продукции, что, безусловно, является плюсом. Но чем пришлось пожертвовать, сколько затратить средств и сил на изменения бизнес-процессов производителям, импортерам, поставщикам и розничным магазинам? Попробуем разобраться.
С введением ЕГАИС во взаимодействии между участниками рынка алкогольной продукции появляются новые бизнес-процессы. Прежде всего, они связаны с необходимостью отражения всей операционной деятельности по производству, импорту, хранению, покупке или продаже алкогольной продукции в автоматизированной системе. Рассмотрим подробнее процессы внутреннего товарного учета.
При приемке товара от поставщика вместе с заказанной продукцией, бумажными сопроводительными документами (товарно-транспортная накладная, справки А и Б, сертификаты на продукцию), поставщик отправляет ТТН в электронном виде через ЕГАИС. Покупатель может полностью подтвердить, отклонить или оформить акт расхождений (при расхождении факта поставленного товара с данными ТТН).
Принимая товар, сотрудник должен сверить количество и качество фактически поступившей продукции с данными бумажной ТТН, справками А и Б, а затем и с электронной накладной, поступившей через ЕГАИС.
При приёмке акцизного товара от поставщиков рекомендуется производить выборочную проверку на подлинность продукции, чтобы обезопасить себя от контрафактной продукции, за реализацию которой, после отправки в ЕГАИС согласия, ответственность будет нести торговая точка. Это можно сделать с помощью специальной программы Checkmark2 (разработана ФГУП ЦЕНТРИНФОРМ), установленной на терминал сбора данных. Также это позволит проверить, не повреждены ли штрихкод и марка, ведь даже при их малейшей деформации такой товар с высокой вероятностью не сможет быть реализован после 1 июля 2016 г.
В случае полного соответствия товаровед формирует электронное согласие с поставкой в ЕГАИС и отправляет его поставщику, тем самым подтверждая поставку.
В случае выявления несоответствий в ЕГАИС оформляется акт расхождений, который даёт возможность скорректировать количество продукции по накладной в меньшую сторону или удалить какие-то позиции полностью.
В случае, если необходимо полностью отказаться от всей продукции по накладной, в ЕГАИС формируется акт отказа.
При необходимости оставить в магазине товар, не учтённый в накладной (излишки), поставщик обязан не только выписать новую бумажную ТТН на данный товар, но и отправить её электронный эквивалент в ЕГАИС, что будет с юридической точки зрения являться новой поставкой.
Росалкогольрегулирование фиксирует произведённое движение алкогольной продукции и остатки каждого из участников сделки, отправляя им соответствующие электронные квитанции о фиксации данных в ЕГАИС.
Также необходимо рассмотреть постановку на баланс или ввод начальных остатков.
На момент подключения к ЕГАИС на любом действующем предприятии имеется продукция – остатки на складах или в торговых залах. Для того чтобы информация о ней появилась в системе, необходимо оформить специальный документ - акт постановки на баланс.
Для организаций, которые занимаются оптовыми поставками, операция по занесению данных о первичных остатках после 1 января 2016 года является обязательным лицензионным условием. Иначе продать/отгрузить продукцию в адрес своего контрагента они не смогут.
Для розничных предприятий, кафе или ресторанов постановка на баланс продукции потребуется только в случае необходимости произвести возврат поставщику или списание продукции, которая была закуплена до 1 января 2016, то есть без применения ЕГАИС.
Для постановки на баланс маркированного/акцизного товара потребуется оформить акт постановки на баланс в ЕГАИС:
- считать штрих-код с марки PDF-417,
- занести номер ТТН, сформированной производителем в адрес первого покупателя, а также номер фиксации продукции в ЕГАИС.
По немаркированному товару, такому как пиво и слабоалкогольная продукция, сведения заносятся только в количественных показателях тары, т.е. в штуках.
Возникают случаи, когда происходит возврат товара поставщику.
После 1 января 2016 при оформлении возврата товара поставщику без ЕГАИС не обойтись. Для этой операции в системе предусмотрен специальный документ - возврат поставщику. Последовательными процедурами в данном случае являются:
1. Определить партию и закупочную цену. Если документы утеряны, их необходимо вновь запросить у поставщика.
2. Сформировать накладную на возврат по форме ТОРГ-12 и счёт-фактуру в учётной системе магазина или выписать их в бухгалтерской программе.
3. Заполнить все необходимые поля документа «возврат поставщику» в ЕГАИС.
4. После фактического возврата при получении товара поставщик должен провести сверку количества и качества возвращаемого товара с данными бумажных документов и подтвердить операцию в ЕГАИС, аналогично процедуре приёмки товара.
ТТН считается принятой, а в системе остатки возвращённого товара списываются с виртуального склада торговой точки и встают на баланс к поставщику только после проведения акта в ЕГАИС.
Если возвращаемый товар был закуплен без использования ЕГАИС (до 1 января 2016), необходимо перед оформлением возвратной ТТН поставить его на баланс организации.
Кроме этого, не стоит забывать и о такой процедуре как списание товара.
В процессе деятельности любого торгового объекта возникают ситуации, при которых требуется списать какую-либо продукцию, например, в результате порчи, кражи или недостачи, использования в рекламных или промо-целях. В таком случае в ЕГАИС оформляется акт списания товара. При этом необходимо:
1. Оформить письменный акт списания товарно-материальных ценностей в учётной или бухгалтерской программе предприятия по форме ТОРГ-16 за подписью участников комиссии, состоящей из материально ответственных сотрудников.
2. Оформить предусмотренный в ЕГАИС документ - акт списания товара.
3. Заполнить все необходимые поля документа «возврат поставщику» в ЕГАИС.
4. После того, как акт списания проведён в ЕГАИС, остатки продукции списываются с баланса торговой точки.
При оформлении акта списания, в случае если считывание штрих-кода PDF-417 с марки представляется возможным (при списании в рекламных целях или порчи продукции, когда марка не повреждена сильно) её обязательно необходимо занести в соответствующее поле в акте ЕГАИС с помощью сканера.
Это необходимо для того чтобы «погасить» такие марки, то есть вывести конкретную единицу продукции и, номер её марки из оборота, тем самым исключить возможность её использования злоумышленниками.
Рассматривая внутренний учет нельзя обойти стороной и такой немаловажный вопрос как осуществление контроля, который чаще всего проводится с помощью инвентаризации.
Для системы ЕГАИС отдельного документа для проведения инвентаризации не предусмотрено.
Результаты, полученные после ревизии, фиксируются в ЕГАИС двумя документами:
- излишки продукции вносятся с использованием документа «Акт постановки на баланс»;
- недостачи продукции списываются с баланса предприятия с использованием документа «Акт списания».
В настоящее время все производители и импортеры крепкого алкоголя, а также оптовые поставщики, уже подключены к ЕГАИС, а с июля 2016 полноценно отражать в ЕГАИС оборот алкогольной продукции должен будет любой розничный магазин. Обо всех тонкостях бизнес-процессов, описанных выше, любой участник данного рынка достаточно осведомлен – например, в ноябре 2015 года прошла крупнейшая российская открытая конференция «Всё о ЕГАИС», а в апреле 2016 – форум «Новые правила торговли 2016», собравшие по минимальным подсчетам несколько тысяч человек.
Несмотря на то, что полноценное действие данной системы подразумевает полную прозрачность работы на алкогольном рынке (что фактически исключает возможность существования коррупции), о влиянии на него ЕГАИС пока говорить рано. Но если уже сейчас система позволяет конечному потребителю проверить легальность приобретенной продукции, какие еще поводы нужны магазинам для ее оперативного внедрения? Ответом можно назвать финансовые ресурсы, но данные ресурсы все же должны изыскиваться для полнофункциональной работы ЕГАИС.
Литература
1. Кодекс РФ «Об административных правонарушениях» (КоАП РФ) Статья 14.19.
2. Федеральный закон от 22.11.1995 N 171-ФЗ (ред. от 29.12.2015, с изм. от 30.03.2016) «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции».
3. Носова, Ю.С. ЕГАИС от А до Я / Ю.С. Носова // АТОЛ Дайджест. -2015. - №1 (11). - С. 23-25.
4. Все о ЕГАИС [Электронный ресурс] / Компания АТОЛ - Режим доступа: http://egais.atol.ru/, свободный.
Поступила в редакцию 05.05.2016 г.